Transport Management System aus der Sicht der Coyote Logistics-Experten

Verladeterminal im Logistikzentrum

In einem unserer vorherigen Artikel haben wir Ihnen vorgestellt, was ein TMS, also ein Transportmanagementsystem, ist und erklärt, für welche Aufgaben es von Unternehmen aus der Logistikbranche eingesetzt werden kann. Doch wie sieht es in der Praxis aus? Wir haben vier Experten von Coyote Logistics, die TMS täglich nutzen, eingeladen, uns ihre Kommentare und Überlegungen zur Arbeit mit dem Transportmanagementsystem mitzuteilen.

An der Diskussionsrunde nahmen folgende Personen teil:

  • Anna Rauch, EU Senior Carrier Operations Analyst;
  • Magda Packa, EU-Managerin, Carrier Sales;
  • Michał Konieczny, EU-Manager, Carrier Sales;
  • Arkadiusz Rozumek, EU Senior Manager, Carrier Sales.

Warum kann ein Logistikunternehmen Ihrer Meinung nach nicht ohne den Einsatz eines TMS operieren?

Arkadiusz: Für Logistikunternehmen, die in größerem Maßstab tätig sind, wie etwa Coyote Logistics, ist das TMS-System ein unverzichtbares Tool. Es erlaubt Kontrolle über alle Operationen in einer Umgebung. Derzeit verfügen TMS-Systeme über integrierte Berichtsmodule, die bei der Analyse umfangreicher Datenbanken helfen und bei richtiger Interpretation dieser Daten Manager auch bei der Entscheidungsfindung unterstützen. Das TMS-System ermöglicht uns die Kontrolle der Kosten und Rentabilität von Aufträgen und hilft uns, unsere Arbeit zu optimieren.

Magda: Es ist erwähnenswert, dass in größeren Organisationen eine große Gruppe von Personen gleichzeitig ihre Aufgaben erledigt, sodass der Einsatz eines solchen Systems einfach unvermeidlich ist. Mit TMS können Sie alles an einem Ort speichern. Jeder Benutzer nimmt Änderungen vor, die in Echtzeit gespeichert werden, sodass andere Mitarbeiter jederzeit darauf zugreifen können, was wiederum dazu beiträgt, viele Fehler zu vermeiden. Wenn jede Abteilung an einem separaten Programm arbeiten würde, könnte sich am Ende herausstellen, dass es eine Reihe von Fehlern gab, deren Korrektur zusätzlichen Zeit- und Geldaufwand erforderte. Kurzum: TMS spart uns Zeit.

Anna: Mit TMS können wir die Kosten kontrollieren und optimieren. Wir können uns für die nächsten Monate oder Jahre auf die Informationen aus dem System verlassen.

Michał: In vielen effizienten Organisationen konzentrieren sich die Mitarbeiter auf einen separaten Bereich ihrer Aktivitäten. Dadurch steigern sie ihre Produktivität. Mithilfe von TMS aktualisiert jede für einen bestimmten Bereich zuständige Einheit die Systemdaten kontinuierlich. Dank dieses Prozesses ist es möglich, Vorgänge korrekt zu melden, zu steuern und zu verwalten.

Wie unterstützt Sie TMS bei Ihrer täglichen Arbeit? Können Sie ein Beispiel aus dem „Firmenleben“ nennen?

Michał: Der alltägliche Einsatz von TMS ermöglicht den direkten Zugriff auf Informationen, die rationale Kaufentscheidungen ermöglichen. Zum Beispiel die „Ladespurhistorie“, die es uns ermöglicht mit zwei Klicks die Datenbank der Transportunternehmen anzuzeigen, die eine bestimmte Spur in einem bestimmten Zeitraum bedienen. Wir sind in der Lage, die Spediteure, mit denen wir zusammenarbeiten, sowohl hinsichtlich der Qualität als auch der Kosten zu vergleichen.

Anna: „Alltägliche Aufgaben“ sind in TMS wichtig. Warum? Weil sie es uns ermöglichen, die täglichen Lasten zu organisieren, die in das System ein und aus gehen. Dies ist wahrscheinlich das wichtigste Element von TMS, da wir keine externen Excel-Dateien verwenden oder Daten nach Zahlen oder Datumsangaben suchen müssen. Wir betreten das System für einen bestimmten Tag und sehen, was wir laden und was wir entladen müssen. Im TMS verfügen wir über eine Datenbank mit reservierten Ladungen, also solchen, die sich gerade auf den Weg zu ihrer Route machen, und über eine Datenbank mit historischen Ladungen, also solchen, die bereits am Ziel angekommen sind. Ohne TMS wären wir weniger organisiert.

Magda: Aus meiner Sicht ist es wichtig, dass wir alle Bestellungen an einem Ort haben. Dadurch kann ich alle Informationen zu einer bestimmten Ladung überprüfen, auch wenn diese bereits vor mehreren Monaten versandt wurde. Dadurch sind wir in der Lage, Probleme zu lösen, die nach einiger Zeit auftreten;TMS speichert alle Daten, was uns Zeit spart. Ich möchte mich auf die goldene Regel beziehen, die wir bei Coyote befolgen: Wenn etwas nicht in TMS aufgezeichnet wird, ist es einfach nicht passiert.

Arkadiusz: TMS unterstützt uns in jeder Transportphase. Beginnend mit der Platzierung einer bestimmten Ladung, wenn der Spediteur diese nach einer ersten Überprüfung durch den Spediteur einem bestimmten Auftrag in unserem System zuordnet. Wenn ein Spediteur einer Bestellung zugeordnet ist, überprüft das System, ob der Spediteur die von Coyote Logistics erwarteten oder vom Kunden geforderten Standards erfüllt. Wenn sich herausstellt, dass der Frachtführer eine bestimmte Anforderung nicht erfüllt, lässt das System keine Zuordnung zu der Ladung zu. Man kann sagen, dass das TMS-System in dieser Phase als eine Art „zweites Auge“ fungiert.

Unser TMS ist außerdem mit GPS-Systemen und den Telematiksystemen unserer Spediteure gekoppelt, sodass wir nach Beginn der Ausführung eines bestimmten Auftrags ständig einen Überblick über die GPS-Position der LKWs haben. Wir können das Risiko von Verzögerungen einfach und schnell vorhersagen. Darüber hinaus kann das System den aktuellen Status automatisch markieren, wenn der Fahrer zum Beladen aufbricht oder zur Lieferung eintrifft.

Eine weitere interessante Funktion ist die Unterstützung bei der optimalen Planung von Fahrzeugrouten. Transportmanagement Systeme sind ist in der Lage, dem Spediteur oder Disponenten zu empfehlen, welche Ladung einem bestimmten Fahrzeug am besten zuzuordnen ist. Dabei werden Lade- und Lieferstunden, verbleibende Arbeitszeit und Fahrzeit des Fahrers berücksichtigt, Leerkilometer minimiert und die Rentabilität von Aufträgen maximiert.

Das ist noch nicht alles, denn mit TMS können Sie auch das Gewicht der Ladung, die Temperatur im Anhänger und den Verlauf des Öffnens und Schließens des Anhängers kontrollieren (sofern dieser mit entsprechenden Sensoren, Schlössern usw. ausgestattet ist).

Es lohnt, sich zu Erinnern, dass es sich tatsächlich nur um einige Funktionalitäten von TMS-Systemen handelt. Heutzutage  konkurrieren TMS-Entwickler miteinander um neue Lösungen. Wenn ich die dynamische Entwicklung der Künstlichen Intelligenz beobachte, denke ich, dass es in den nächsten Jahren immer mehr innovative Lösungen geben wird, die den Arbeitsalltag von Spediteuren und Disponenten unterstützen.

Welche der Funktionalitäten von TMS-Systemen ist für Sie am hilfreichsten?

Anna: Aus Sicht der von mir bearbeiteten Aufgaben ist die Buchung von Vertragsladungen für Spediteure die wichtigste Funktionalität des TMS-Systems, da diese spontan erfolgt. Wenn wir mit einem bestimmten Spediteur einen Vertrag über die Beförderung von Fracht auf einer bestimmten Spur abgeschlossen haben, wird die Ladung über das TMS-System gebucht und automatisch diesem Spediteur zugeordnet. Durch diese Automatisierung sparen wir Zeit, die wir beispielsweise nutzen können, um Optionen für andere Ladungen zu finden.

Magda: Wie bereits erwähnt, ist es für mich am hilfreichsten, dass ich an einem Ort Zugriff auf alle Informationen habe. Ich starte das System und finde die benötigten Daten ganz einfach, ohne auf externe Quellen wie Excel-Tabellen zurückgreifen zu müssen.

Michał: Für mich sind alle TMS-Funktionen, die täglich wiederkehrende Abläufe rationalisieren, vereinfachen und optimieren, äußerst wichtig. Ein Beispiel ist der Einsatz von EDI (Electronic Data Interchange) beim Austausch von Systeminformationen mit Kunden. Dank dieser Funktion ist der Bedarf des Kunden in Form konkreter Transportaufträge in unserem System sichtbar. Mit TMS können Sie die Zeit von der Kundenanfrage bis zum Transport verkürzen und Fehler reduzieren, die in verschiedenen Phasen des Prozesses auftreten können.

Arkadiusz: Natürlich hat TMS viele Funktionalitäten, die für uns hilfreich sind, aber das Wichtigste ist für mich das „zweite Auge“, das ich bereits erwähnt habe. Wenn wir eine Ladung buchen, überprüft das System des Spediteurs erneut die Anforderungen des Kunden. So können wir sicher sein, dass wir für eine bestimmte Ladung einen Spediteur buchen, der beispielsweise über eine gültige Versicherung verfügt, die den Anforderungen des Kunden entspricht. So vermeiden wir, dass die Versicherung im Falle eines Unfalls oder Diebstahls den Schaden nicht abdeckt. Die Arbeit eines Spediteurs ist eine verantwortungsvolle Aufgabe, und Fahrlässigkeit bei der Nichterfüllung oder unsachgemäßen Ausführung von Speditionstätigkeiten kann für das Unternehmen sehr kostspielig sein. Deshalb Darüber hinaus stellt TMS sicher, dass es zu solchen Versäumnissen nicht kommt.

Können Sie sich Ihre Arbeit ohne die Unterstützung von TMS vorstellen?

Anna: Ich antworte kurz: Nein.
Magda: Ich erinnere mich an einen Tag, an dem wir zur Arbeit kamen und sich herausstellte, dass unser TMS einen Fehler hatte. Natürlich haben wir alle unsere tägliche Arbeit wieder aufgenommen, aber statt TMS mussten wir E-Mails und interne Messenger nutzen. Es war nicht einfach, aber wir haben es geschafft! Ich muss zugeben, dass es eine Unannehmlichkeit war und unsere Produktivität geringer als gewöhnlich war. Auf lange Sicht ist ein Arbeiten ohne TMS nicht möglich, da ein solches System das Risiko menschlicher Fehler minimiert.
Arkadiusz: Wie ich eingangs bereits erwähnte: Bei Unternehmen, die in größerem Umfang agieren, ist TMS ein integraler Bestandteil des Arbeitsalltags, der viele Optimierungen ermöglicht, da wir dank ihnen die Anzahl manueller und zeitaufwändiger Prozesse reduzieren können auf ein Minimum.

Michał: Ein Arbeiten ohne TMS ist zwar möglich, aber ein solches System ist auf lange Sicht einfach notwendig, um Wettbewerbsfähigkeit und Produktivität zu erhalten.

Vielen Dank für das Interview.